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                                                  每一場會議策劃 ,我們都是走心的021-52273575

                                                  熱門關鍵詞:國際會議策劃會務旅遊策劃慶典演出服務品牌發佈會

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                                                  大型會務策劃很難辦 ?從這四個方面入手就簡單多了

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                                                  瀏覽:- 發佈日期:2017-12-05 16:01:52【

                                                  每次遇到大型會議策劃 ,mg游戏官网就會聽到好多的抱怨聲 ,例如 ,事情好多沒法統籌安排啦 ,又或者是任務繁重太複雜之類的 ,其實 ,會議策劃從會議方案、會議場地、會議流程和會議總結這四方面入手策劃會容易很多 。

                                                  會議策劃

                                                  一、會議方案

                                                  確定會議主題是會議策劃的第一步 。會議主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務 。一套完整齊備的會議策劃方案會讓整個會議的執行事半功倍 。

                                                  制定會議方案應當注意以下幾個方面:

                                                  1. 會議方案需要明確會議日程安排 ,同時要理清各項議程之間內在的邏輯關係 ,使各場次會議能順利銜接 。方案一般包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務祕書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、後勤服務工作、安全保衛工作等內容 。

                                                  2. 加強溝通 。一方面需要加強與上級的溝通請示工作另一方面 ,需要加強橫向的溝通銜接工作 。一場大型會議的順利開展 ,離不開會務組織部門與所有會議相關部門的密切配合和相互協作 。因此在會議策劃期間 ,必須加強部門之間的溝通銜接工作 ,使得整場活動順利進行

                                                  3. 合理安排分解工作任務 ,明確工作職責 。細化策劃方案的時間節點 ,使各部門能夠按照時間節點一步步倒推時間進行安排形成完整的時間表 ,保證按時按質完成工作 。

                                                  會務策劃

                                                  二、會議場地

                                                  在會議開始之前 ,會務組織者應提前對會場進行勘察瞭解 ,並做相應的會場佈置 ,包括會場和會議用品的準備佈置以及迎送接待儀式的確認及排練 ,同時也要確保乘車安全和用餐標準 。爲了會議正式進行 ,還要提前進行實戰演練 ,按照1.2.2”的標準做好會議場地佈置工作 ,即保證每一個會場提前一天佈置完畢 ,每一項活動提前一天部署到位 ;保證會議工作人員提前兩個小時到達會場 ,提前兩個小時做好一切準備工作 ;保證全體會議代表及出席人員提前一個小時入場 。

                                                  三、會議流程      

                                                  爲了確保會議的順利進行 ,需要事先確定會議的流程圖或者流程表 。

                                                  在會議執行期間 ,熱情周到的會議服務工作是整場會議策劃中必不可少的一環 。會議服務分爲會場內服務和會場外服務 ,涉及會議報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節 。只有做好會議服務工作 ,才能更好地推進會議流程的執行 。

                                                  <a class=mg游戏官网

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                                                  四、會議結束

                                                  一次成功的會議 ,離不開合理安排的會後工作 。一來要統籌做好會後服務 ,需要注重統籌銜接 ,提前做好會議結束之後系列後續會議和活動的組織實施方案 ,做好組織協調工作 。

                                                  二來要做好全面的會後總結及時總結會務工作中的經驗和教訓 ,對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善 ,使之更加適應新時期會務工作的需要 。在這一過程中 ,會議代表對整場策劃的意見和建議就是一個很好的參照 ,認真採納其中的合理部分 ,可以促進辦會能力不斷提高 。

                                                  並且也要及時整理會議資料牢固樹立檔案意識在會前、會中、會後都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料 ,按類別整理成資料彙編 ,爲今後辦會提供工作參考 。

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