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會務策劃要素之會議報到與簽到工作

2018-02-01 13:36:39 

在一場會議開始之前 ,確定最後與會的人數是一件很重要的是 ,而會務策劃公司最後得到的數據就是主辦方計算到場率的重要依據 。因此 ,在會務策劃方案中 ,怎麼報到、簽到 ,誰負責簽到工作都要安排的十分詳盡 。

會務策劃方案

報到一般要求與會者本人持邀請函或者與會通知親自到場報道 。爲了醒目 ,一般在報到處周圍設立引導牌 ,註明報到位置 。祕書人員應在與會者到達報到地點時熱情禮貌地接待向報到者表示歡迎 。在證實報到人員身份後 ,將預先準備好的文件袋(裏面有文件、證件、餐券、住宿房間號碼、文具等)發給報到人員必要時 ,引導與會者去其住宿的房間 ,並簡單介紹周圍的情況和開會的要求

會議簽到工作通常包括迎賓、簽到登記、交費、領取會議資料和各種票證等 。

會務策劃組織人員應到賓館或會場人口處迎接與會者並安排與會人員簽到和登記 ,然後引導與會者儘快就座 。簽到對於各類有選舉、表決內容的法定性會議尤爲重要,它關係到是否達到法定人數 ,選舉、表決結果是否有效的問題 。所以必須堅持簽到制度,認真負責地做好籤到工作 。

會務策劃方案

小型會議一般採用簽到簿簽到的辦法 ,與會人員到會時在會務祕書準備好的簽到簿上簽名(一般還應註明單位和職務 。人數較少的小型會議或例會 ,也可由會務祕書按照預先確定的應到會人員名單逐一進行簽到 ,來—人劃一人,這樣可以隨時掌握到會人員情況 ,且不必打擾與會者 。當然 ,要採取這種簽到辦法 ,會務祕書必須認識全部或絕大多數與會者 ,這就向會務祕書提出了一個熟悉到會人員的要求 。

有的重要會議採用手工簽到卡或電子簽到卡的辦法 。有些會議要求與會者要在胸卡及其存根上籤上自己的名字 ,才能進入會議場所 。

而作爲會議祕書 ,在登記號到會人員之後也需要將到場情況告知會議主持人 ,並對未與會者發出催請信息 。

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