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意外事件處理預案是檢驗會務策劃公司的利器

2018-03-01 14:35:15 

會議過程千頭萬緒 ,會務策劃設計需要涉及到的方方面面的事情很多 ,因此組織者要對會議過程進行控制 ,需要制定意外事件處理預案以應對會議過程中的突發事件、緊急事件 。意外事件易發生在哪些地方呢?怎麼有針對性地制定意外事件處理預案呢?

會務策劃設計

1、人員

會議的重要嘉賓、主持人、發言人可能會因爲生病、交通擁堵等原因無法出席或者無法及時出席會議 。

處理預案:1、爲每個重要角色準備備選人員 ;2、會議前與他們聯繫 ,安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化3、及時調整會議日程 ,例如增加提問時間 ,以應對某個發言人的缺席 。

2、場地

會議場地可能會出現的意外情況有:預定的會議室無法按時提供預訂的客房不足會議場地設備出現故障 ;停車場不足等 。

處理預案:會議場地在選擇時 ,爲了保險起見最好選擇信譽高的場合 ,一旦出現意外 ,要能爲大家及時提供備選場地 ,或者是備選日程安排 。

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3、音像輔助設備

音像輔助設備也較易出現問題 ,因此在會議籌備時 ,一定要仔細明確會議的音像輔助設備的狀況 ,必要的情況下 ,要準備備選設備 。組織者在參會時 ,要攜帶一些白板、白板筆、膠片等必要的備用品

4、會議資料

會議資料可能會出現短缺或者因爲複印設備、打印設備的故障而無法按時按量提供會議相關印刷品的供應商 ,可能無法按時將資料送達等等 。

處理預案:在定製場地時選擇附近有打印設備的地點 ;會議組織者確保自己攜帶有原始稿件如一時無法解決 ,要及時向參會人員解釋 ,並說明能夠提供資料的時間或備選方法 。

5、其他意外情況

其他可能存在的問題 ,如參會人數不足 ,或超過預期;突發安全事故 ,等等 ,也要事先準備相應的預案 。

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